Qué es un Briefing - La mejor forma de presentar un proyecto

Qué es un Briefing - La mejor forma de presentar un proyecto

 

En este artículo contaré qué es un Briefing, en este caso de un Briefing de Proyecto. Término muy usado en el mundo del marketing y la gestión de proyectos. Te harán falta en tu día a día. Tanto si estás empezando como si ya llevas tiempo y no conoces toda la terminología.

 

 

Introducción al concepto de Briefing

Un Briefing es, quizá, la mejor forma de presentar un proyecto. Es muy útil para llevar a cabo tu proyecto. Empecemos...

En este mundo cada vez más globalizado es muy habitual utilizar anglicismos para casi todo.

En mi caso muchos clientes me cuentan su proyecto para solicitar un presupuesto y plazos entrega. Yo para valorar ambas cosas necesito estudiar su proyecto de forma concienzuda y detallada. Cualquier detalle es importante, sobre todo si hablamos de tiempo y por tanto de dinero.

 

Lo que suelo hacer es solicitarles un briefing de su proyecto.

 

¿Qué es un Briefing?

Por supuesto es un anglicismo, proviene de informe. Y hace referencia a información en forma de documento. Se usa en distintos ámbitos, desde el mundo publicitario o marketing hasta el militar. En este caso veremos el concepto desde el punto de vista de los negocios digitales. Podemos encontrar Briefing en forma de documento de Office, ya sea editable o en PDF, también en formato presentación. Depende ni más de ni meno de quien lo haga, y la forma en la que quiera presentarlo.

Normalmente tiene un título, índice ( si es muy extenso ). Puede contener desde texto, hasta imágenes o vídeos. También algún esquema o histogramas, entre otras cosas.

 

El briefing de un proyecto

Nosotros tenemos clara cual es la idea de nuestro proyecto, el que queremos llevar a cabo. Bien, ahora tenemos una tarea, a veces, algo difícil, transmitir nuestra idea de forma clara y resumida. El briefing es en parte estrategia.

Normalmente es un documento escrito donde se definen de forma ordenada las necesidades que se quieren cubrir. Se pueden usar esquemas e ir por objetivos. Siempre y cuando esté toda información necesaria para definir las diferencias comerciales y todo lo que se quiere conseguir con el proyecto.

Este documento se utilizar tanto para entender mejor el funcionamiento del proyecto como para agilizar el desarrollo del mismo.

El documento, también sirve como presentación del producto, puede servir como estrategia de venta del mismo. Debe incluir imágenes, si son necesarios esquemas, y la definición de cada una de las características que lo componen. Se ha de usar un lenguaje común, si es necesario puede ir acompañado de algún anexo con explicaciones técnicas si el proyecto las requiere.

Hay varios tipos de briefing. Aunque no hay un formato establecido, cada lo elabora como mejor cree, es habitual el uso de plantillas, alguna que puedas encontrar en cualquier suite ofimática puede valerte.

 

 

Tipos de Briefing

Se pueden diferenciar a grosso modo 3 tipos de briefing.

  • Briefing Formal
  • Briefing Informal
  • Briefing en reunión

Yo en mi caso solo aconsejo usar el Briefing formal, lleva más tiempo llevarlo a cabo, pero creo que es el que realmente aporta valor. El Briefing formal, normalmente es un documento escrito, detallado en el que se suele incluir información tal como:

  1. Concepto resumido
  2. Objetivos
  3. Competencia
  4. Ejemplos semejantes
  5. Público objetivo

En mi caso, normalmente siempre se usan con la finalidad de recibir o concretar información sobre el precio y los plazos de entrega ( tiempo ).

Comentar que el briefing informal, normalmente suele ser una llamada o un documento con no más de 200 palabras. De poco sirve. La reunión suele ser un poco más eficaz, a la hora de transmitir información. Se ha de tomar notas, aunque éstas normalmente se cogen a prisa y corriendo ( mal tomadas ) y que posteriormente ayudan a poco. A veces las personas pensamos que con una llamada telefónica se abrevia, pero en mi caso, creo que no. Todo lo que quede por escrito mucho mejor. De hecho lo ideal es hacer el Briefing de un proyecto entre ambas partes, cliente y contratante. Esto en la mayoría de casos conlleva un coste.

 

¿Qué se consigue con un buen Briefing?

Inversores, socios, información sobre la viabilidad y sobre todo valorar:

  • Precio
  • Plazos

 

Lo normal es tener una primera reunión con el cliente, a posteriori, enviar un email con un resumen e instrucciones de cómo llevar a cabo el Briefing del proyecto. Es muy habitual enviar un ejemplo de algún proyecto anterior. Esto ayuda mucho al cliente a crear dicho documento.

 

No olvidemos que el objetivo principal del briefing, tanto formal como informal, es permitir a todas las partes implicadas comprender claramente el concepto, características y objetivos del proyecto. Además de que esta información esté disponible para su posterior consulta, tanto durante el desarrollo del mismo como al finalizar éste. Esto nos garantiza que el proyecto se desarrolla según lo previsto.

 

Es un documento que genera confianza a ambas partes. Síntoma de garantía de un buen profesional.

 

Si te han quedado dudas de lo que es un Briefing o como este documento puede ayudarte, no dudes en dejarme un comentario en este mismo artículo y encantado te ayudaré.